「毎週のシフト調整に半日かかる」「スタッフが増えるたびにスプレッドシートの管理が煩雑になる」「Trelloでアサイン管理してるけど、結局手作業が多い」10名以上のチームを抱える中小企業で、こんな悩みを抱えていませんか？スキャンマン株式会社（従業員40名）では、これらの課題をAirtable + Slack で解決し、シフト管理業務を大幅に効率化しました。本記事では、スプレッドシート + Trello運用からAirtableベースの自動化システムへの移行内容を、実装ポイント付きで詳しく解説します。業種・事業内容派遣型スキャン代行サービス（労働集約型サービス業）企業規模（従業員数）従業員数：20~50名解決した課題シフト調整の漏れや重複、手入力の工数、人員の増減時のメンテナンス、複数のスプレッドシートの管理構築システムの範囲シフト管理、人事管理システム構築期間1ヶ月（開発から本稼働まで）どんなチーム向け？・10名以上のチームでスタッフからシフト希望をもらう。・シフトに入れる曜日と、希望日数がそれぞれ存在する。・毎週シフト調整に時間がかかる。などこれまでの運用①Googleスプレッドシート管理スタッフ全員に、シフト提出用の固有のスプレッドシートを配り出勤したい日付の横のセルに○をつけてシフト提出。最後に一つのスプレッドシートに集約。②Trelloでシフト調整提出してもらったシフト表を元にTrelloに転記して、スタッフ能力値や適性をみてアサインする。③スプレッドシートカレンダーに記入確定したシフトを案件カレンダーに書き起こし課題なんとかGoogleスプレッドシートの関数、GASやKanban形式のTrelloを駆使することにより、日々のスタッフの調整を行っていましたが、以下の点で課題がありました。・複数のスプレッドシートの管理・人員の増減のたびにかかるメンテナンス・アサインの漏れや重複・一部手入力の工数やりたいこと・スタッフからのシフト希望が自動的にKanban形式に切替られて、調整する時もこれまでと変わらないユーザーインターフェースでできること。・シフト調整時に、スタッフ毎のシフト希望日数や、スタッフからの伝言を確認できるようにすること・シフト確定時の手入力の工数、シフトをスタッフに送信する時の工数を最小限にすること。解決した課題①スタッフからのシフト収集Point・スタッフは自分のポータルページから、シフトを提出と修正ができるようになりました。このページからは、自分の勤怠情報から、業務報告内容まで見れるようにしてあります。・スタッフが、自分の希望日数と、伝言を伝えられるようにいたしました。シフト調整を行う方が、その伝言をみて考慮できるようになっています。②アサイン用のカード自動生成PointTrelloのKanbanと同じように、AirtableでもKanbanが使えます。自動的にカードを生成できるようにし、カードを移動すると同時に希望日数とアサイン日数の差を表示する ようにしました。③カレンダーへの自動登録Point翌週のシフトが決定したら、自動的にカレンダーへ登録し、かつ自動的にスタッフへ翌週のシフトが通知されるようにいたしました。シフト管理でお悩みの方、ぜひご相談ください！