プロジェクト型ビジネスを運営していると、こんな悩みはありませんか？基本契約と追加案件の請求計算が、毎月Excelで手作業契約期間の途中で案件が増えるたびに、按分計算でミスが発生販売代理店への手数料計算も別管理で、漏れや間違いが出る契約更新時に、過去の案件をすべて確認するのが大変この記事では、これらの課題をAirtableベースの業務システムで解決した、弊社クラウドシフトの自社事例を公開します。「自社サービスを自社運用している」リアルな実例として、特にコンサルティング会社・サービス業など、プロジェクト型の事業を展開する企業様に参考になるはずです。業種・事業内容ノーコード業務システム開発（プロジェクト型サービス業）企業規模従業員5名以下解決した課題契約管理・案件管理・請求金額計算・代理店手数料計算とこれら管理の一元化構築システム範囲契約管理・案件管理・原価管理・販売代理店手数料管理システム構築期間1ヶ月（開発〜本稼働）1. なぜプロジェクト型ビジネスの契約管理は複雑になるのかプロジェクト型ビジネスにおいて、契約管理が複雑になる主な要因は3つあります。【要因1】基本契約と追加案件が混在する基本となる月額契約に、期中で追加案件が発生する。それぞれの契約期間が異なり、按分計算が必要になる。【要因2】売上・原価・手数料を別々に管理している売上は売上、原価は原価、代理店手数料は別管理。連動しないため、月次の利益が見えにくい。【要因3】契約更新時の管理工数すべての契約・案件を確認しながら、更新作業を行う必要がある。案件が増えるほど、更新ミスのリスクが高まる。弊社クラウドシフトも、まさにこの3つの課題を抱えていました。そして、これをAirtableで解決した実例を、以下で詳しく解説します。2. クラウドシフトの事業構造まず弊社の事業構造を簡単に説明します。【サービス内容】クラウドシフトは、Airtableベースの業務システム開発サービスです。要件確認・定義・プロトタイプ開発までを無料で実施し、1ヶ月の無料トライアル後に本導入していただくフローです。【料金体系】・月額料金：年額一括支払いが基本だが、月払いや3年分一括支払など様々・カスタマイズ料金：追加機能開発や修正の都度発生・契約期間：原則3年【請求の特徴】月額部分とカスタマイズ部分を組み合わせて請求金額が決まる。案件が増えるほど、管理が煩雑になる構造です。3. システム化の最初のステップ：業務フローの可視化クラウドシフトでは、システム構築の前に必ず業務全体のフロー図を作成します。なぜフロー図から始めるのか？理由1：お客様との認識のズレをなくす理由2：漠然としていた課題を可視化・具体化する理由3：システム化の優先順位を決められる実際、多くのお客様が「漠然と課題は感じていたが、整理できていなかった」とおっしゃいます。フロー図を一緒に作る過程で、本当に解決すべき課題が明確になっていきます。これがないと、お客様自身でも議論しながら、どうしようと迷いが生じてしまって、迷っているうちに時間が過ぎていきます。さらにフロー図があるおかげで、お客様自身でもやりたい理想像が整理され、要望意図を正確かつ迅速に汲み取れるので、開発自体も非常に効率的になります。4. 自動化のコア：契約期間と按分計算のロジックここからが本題です。最も複雑だった「契約期間と追加案件の按分計算」をどうシステム化したかを解説します。【ケース1：シンプルな基本契約】例：2026年1月から1年契約で「案件A」を月額10万円で登録このケースでは、システムが自動で12ヶ月分の売上金額を計算します。合計120万円の売上が、自動的に管理されます。【ケース2：期中の追加案件】（ここが従来は煩雑）例：2026年9月に「案件B」を月額5万円で追加契約ここで複雑になるのが、基本契約の残期間に合わせた按分です。通常なら手作業で「契約満了まで残り4ヶ月だから、4ヶ月分を計算...」という確認作業が必要になります。クラウドシフトのシステムでは：基本契約から残期間を自動取得残期間分の売上レコードを自動生成追加案件の登録だけで、按分が完了【ケース3：契約更新時の自動処理】2027年の契約更新時には、案件A・案件Bともに自動で次年度の売上レコードが生成されます。→ 更新時の請求漏れがゼロに→ 更新作業の工数が大幅削減→ 案件が増えても運用負荷が増えない実際の管理画面案件の登録時に顧客マスタから引っ張って選択し、「案件名」「契約開始日」「月額料金」等必要事項を入力したら、顧客マスタに紐づいている基本契約から自動的に計算してくれる仕組みです。下記は特定の案件でフィルタリングをかけた際の請求金額一覧です。代理店・代理店手数料も一覧併記してあります。5. さらに複雑な管理：原価と販売代理店手数料の自動計算弊社の場合、売上管理だけでなく、以下も自動化しています。【原価管理】案件ごとの原価を自動連動。リアルタイムで案件別の利益率が算出可能。【販売代理店手数料】売上から原価を引き、所定の料率で自動算出。代理店ごとの支払金額が自動集計されます。【発展形：工数管理との組み合わせ】これに工数管理を組み合わせることで、案件別のリアルタイム利益率予実ダッシュボードチーム別の収益貢献度など、より高度な経営判断材料を得ることもできます。6. なぜAirtableなのか？Excelとの決定的な違いこれと同じことをExcelで実現しようとすると、どうなるでしょうか？【Excelで構築する場合の問題】・基本契約・案件・原価・手数料をすべて同じシート or 複数シートで管理・シート間の連携は VLOOKUP・INDEX/MATCH の手作業・データが増えると、計算式が崩れるリスク・複数人での同時編集ができない・履歴管理ができない【Airtableで構築する場合】・顧客マスタ・基本契約・案件など、別テーブルで管理・テーブル間をリレーション（関連付け）で連携・データが整理されたDB（データベース）構造・複数人で同時編集可能・変更履歴が自動記録つまり、Excelは「表計算ツール」、Airtableは「構造化されたデータベース」です。業務管理に必要なのは、後者です。7. このシステムを構築するために必要なことこのシステムを自社で構築するには、以下のステップが必要です。【ステップ1】業務フローの可視化全体像の図示登場するデータと関係性の整理【ステップ2】Airtableのスキーマ設計テーブル設計（顧客・契約・案件・原価・代理店）フィールド設計リレーション設計【ステップ3】自動化ロジックの実装按分計算の実装自動レコード生成通知・アラート設定【ステップ4】運用テストと改善実データでのテスト運用しながらの調整合計：1ヶ月で本稼働ただし、弊社クラウドシフトの場合は、システム要件等がすべて事前にエンジニアが把握していたため、これほどのスピード開発が可能でした。これは要件が確定していれば、これくらい早く実装可能だといえます。これを自社のリソースだけで進めるには、Airtableやサードパーティアプリへの深い知識と業務システム設計の経験が必要です。8. まとめ：プロジェクト型ビジネスの管理は、整理されたDBで行うプロジェクト型ビジネスでは、基本契約と追加案件の組み合わせ契約期間と按分計算売上・原価・手数料の連動これらを正しく管理することが、収益性に直結します。Excelでも頑張れば管理できますが、案件が増えるほど運用が破綻します。整理されたデータベース構造で構築することで、案件が10倍に増えても、管理工数は変わらないシステムが作れます。弊社クラウドシフトでは、自社でAirtableを使い倒している実践知複雑な業務ロジックを実装する技術力客様との要件定義からの伴走これらを組み合わせて、お客様の業務システムを構築しています。kintoneやセールスフォームなどでは、難しい、金額が高くて無理だと諦めたシステム化も、クラウドシフトでは理想の業務基幹システムを構築することが可能ですので、ぜひまずは「無料相談」からご連絡ください。