「複数のツールに分散した業務管理」「スプレッドシートが乱立して管理不能」「特定の社員に業務が属人化」中小企業でこんな課題を抱えていませんか？弊社スキャンマン株式会社（従業員20〜50名）では、 これらの課題をAirtableで構築した基幹業務システムで解決し、 月88時間 → 11時間（87%削減） を実現しました。商談管理、案件管理、シフト管理、勤怠管理、給与計算まで、 業務の中枢を一気通貫で統合した実例を、本記事で詳しく解説します。「ノーコードで本当に基幹業務システムが作れるのか？」 その答えを、自社事例の具体的な実装内容と共にご覧ください。事例概要業種・事業内容派遣型スキャン代行サービス（労働集約型サービス業）企業規模（従業員数）従業員数：20~50名解決した課題・多重入力の解消とDBの一元管理化。・シフト管理と業務報告・勤怠管理の効率化と自動集計。・案件管理の効率化とSlack連携による自動化。構築システムの範囲商談管理・案件管理・業務報告・シフト管理・勤怠管理・給与計算・人事管理までを統合した基幹業務システムシステム構築期間2ヶ月（開発から本稼働まで）スキャンマンは派遣・訪問型のスキャン代行サービスで、お客様のオフィスまで訪問し、スキャナーやPCなどを持ち込み、その場で書類などをスキャンするサービスを行っています。これまでの課題スキャンマンはお客様のオフィスまでに伺うことで、手軽さやセキュリティの担保によって差別化をはかっていましたが、その事業モデルのために作業スタッフがそれぞれの現場に行くので目が届かず、クオリティコントロールやなにかあった時の作業スタッフの補助などを効率化する必要がありました。マニュアルをTeachmeBizで構築し、連絡をSlackで行うなど、コラボレーションや情報共有を効率化し、バックオフィス業務もSaaSを組み合わせて構築し、オンラインアシスタントを利用して雑務や経理業務などをアウトソースするなど極限まで効率化しました。従来の業務フローは下記の図のように構築していました。バックオフィス業務や社内情報共有などが効率化されている一方で、特に業務のど真ん中である案件管理やシフト管理、勤怠管理は、スプレッドシート、Trello、LINEなど複数のツールに分断され、管理は非常に煩雑でした。この情報の分断と重複入力が常態化し、ミスなどが度々起こっているという非効率な状態でした。そのため、基幹業務をシステム化するためにKintoneやパッケージの案件管理・販売管理ソフトを検討しましたが、Kintoneでは複雑なロジックへの対応が技術的に困難であり、機能的にもそもそも構築が難しく、パッケージソフトでは案件スケジュール管理とシフト管理が統合されたものが市場に存在しておらず、かといって弊社の規模で自社システムをフルスクラッチで開発会社さんに依頼する予算もありませんでした。仕方なくスプレッドシートとGoogleAppsScript（GAS）でなんとか構築して管理していました。しかし、スプレッドシートが案件ごと、従業員ごとに乱立し、管理は煩雑になり、そのために担当の社員に属人化していて、業務が完全にブラックボックス化しており、その社員になにかあれば業務が止まるという危険な状態に陥っていました。ノーコード開発ツール「Airtable」で、自社専用の基幹業務システムを構築AirtableとはWebデータベースシステムの「Airtable」は、Excelのような直感的なUIでありながら、「リレーション機能を持つ本格的なデータベース」ですKintoneのようなものと思ってもらえればと思いますが、Airtableは単体でRPAのようなオートメーション機能や、複雑な計算ロジックを組み込めるため、「業務ロジックの複雑性」という最大の課題を解決するのに最適でした。またサードパーティアプリも豊富にあるので、様々な業務システムが構築できます。ノーコードツールは他にも高機能なものがたくさんありますが、社内の業務基幹システムを構築するうえでは、WebDBのAirtableが最も適切です。初期費用、実質無料のノーコード開発代行サービス「クラウドシフト」弊社で提供しているノーコード開発代行「クラウドシフト」を、当然ながら自社にも提供し、スキャンマン専用の業務基幹システムを構築しました。プロトタイプ開発は5日間、1ヶ月で本導入という驚異的なスピード開発自社システムの開発なので、要件定義は不要だったこともあり、プロトタイプの開発はなんと5日間で商談管理から案件スケジュール管理、シフト管理、販売管理、給与計算（時給計算）までの一気通貫のシステムを構築しました。その翌月1日から本導入で全従業員が使用するという驚異的なスピード開発でした。構築後の結果と変化クラウドシフトで自社専用の基幹業務システム構築後の業務フロー図は下記のようになりました。このフロー図のとおり、商談からバックオフィス業務の手前までのすべての業務を一つのデータベースで構築できたことにより、各システム間が非常にシームレスに連携し、一気通貫かつスムーズに業務フローが流れるようになりました。商談管理から構築したので、専用のSFAツールを解約しコストカットになっただけでなく、受注ステータスに変更しただけで、そのまま案件管理システムに入るので、そこの2重入力がなくなりました。案件スケジュール管理はもちろん、シフト管理までも統合されたシステムによりシフト希望が自動集計され、シフトコントローラーは極めて効率的にシフト作成をすることができました。案件の前日にはSlackに各従業員に前日確認の連絡が入るので、案件の詳細や現地までのGoogleマップ、さらにはマニュアルまでも確認できます。作業当日の夕方には、各従業員に業務報告と勤怠管理を入力するための連絡がSlackが入り、そこからリンクをクリックするだけで、スマホから簡単に業務報告と勤怠報告ができます。当然、業務報告と勤怠報告は自動集計されます。そこから先のバックオフィス業務からSaaSの出番となります。ノーコードで自社専用の業務基幹システムを構築したことで、毎日およそ4時間（月間約88時間）かかっていた、案件管理、シフト調整、実績集計の業務が30分程度で済むようになり、およそ9割の工数カットを実現しました。ここまでで、ノーコードで自社専用の業務基幹システムを構築することの驚異的な効果がおわかりいただけたかと思いますが、後編では実際のスクリーンショット画面を見ながら、より詳細に各機能をお見せしたいと思います。開発事例記事の後編はこちら。